Almanya’daki akrabanıza kişisel bir hediye göndermek, Amerika’daki bir müşterinize numune yollamak veya mikro ihracat yapmak istediğinizde karşınıza çıkacak ilk ve en kritik belge Proforma Fatura (Proforma Invoice) olacaktır. Yurt dışı kargolarında proforma faturanın eksik veya hatalı doldurulması, paketin gümrüğe takılmasına, yüksek vergi çıkmasına ya da geri gönderilmesine yol açar.
Proforma Fatura Nedir ve Neden İstenir?
Proforma fatura, mali değeri ve resmi vergi tahakkuku olmayan, ancak paketin içindeki ürünlerin ne olduğunu, kaç adet bulunduğunu ve tahmini değerini uluslararası gümrük memurlarına bildiren bilgilendirme ve beyan belgesidir.
Dünya genelindeki tüm gümrük idareleri, ülkeye giriş yapan her paketin içeriğini ve değerini proforma fatura üzerinden denetler. Belirlenen değere göre gümrük vergisi muafiyeti uygulanır veya vergi tahakkuk ettirilir.
Proforma Faturada Bulunması Zorunlu Alanlar
Bir proforma fatura mutlaka İngilizce olarak düzenlenmeli ve şu bilgileri eksiksiz içermelidir:
- Gönderici Bilgileri (Shipper / Sender): Tam isim veya şirket ünvanı, açık adres, telefon numarası ve e-posta adresi.
- Alıcı Bilgileri (Consignee / Receiver): Alıcının tam adı, gideceği ülkedeki açık adresi, yerel telefon numarası ve varsa vergi/kimlik numarası (Örn: Avrupa’da EORI, Brezilya’da CPF numarası).
- Fatura Tarihi ve Numarası: Proforma için belirlediğiniz bir referans numarası (Örn: PI-2026-001) ve güncel tarih.
- Ürün Detay Açıklaması (Detailed Description of Goods): Genel ifadelerden kaçının. “Gift” (Hediye) veya “Sample” (Numune) yazmak gümrükte incelemeye sebep olur. Bunun yerine “100% Cotton Men T-shirt” gibi net tanımlar yazılmalıdır.
- GTİP Kodu (HS Tariff Code): Ürünün 6 haneli uluslararası gümrük tarife istatistik pozisyon kodu.
- Adet, Birim Fiyat ve Toplam Değer: Para birimi açıkça belirtilmelidir (EUR veya USD önerilir). Değer kısmı asla sıfır bırakılamaz; hediye olsa dahi makul bir sembolik bedel (Örn: 10 EUR) yazılmalıdır.
- Gönderim Amacı (Reason for Export): Gift (Hediye), Sample (Numune), Commercial (Ticari satış) seçeneklerinden biri seçilmelidir.
| Hatalı Beyan Örneği | Doğru Beyan Örneği | Olası Gümrük Riski |
|---|---|---|
| “Spare Parts” (Yedek Parça) | “Stainless Steel Bicycle Brake Cable” | Gümrükte kutu açma ve bekletme |
| Değer: 0 USD (Free sample) | Değer: 5 USD (Unit price) | Faturasız işlemden ceza ve iade |
| “Clothes” (Giysi) | “Knitted Wool Winter Scarf” | Tarife tespit edilemediği için gecikme |
Proforma Fatura Kaç Nüsha Hazırlanmalıdır?
Uluslararası taşımacılık standartlarında (DHL, FedEx, UPS, PTT Yurtdışı) proforma fatura en az 3 nüsha çıktı alınarak imzalanmalıdır. Bu nüshaların 1 tanesi koli üzerine yapıştırılan şeffaf evrak cebine konulur, 2 tanesi ise kargo görevlisine elden teslim edilir.
Gümrük Takılmalarını Önlemek İçin İpuçları
- Avrupa Birliği ülkelerine gönderim yaparken alıcının IOSS numarası veya vergi numarası varsa mutlaka faturaya ekleyin.
- Gıda, kozmetik, ilaç ve kimyasal içerikli ürünler proforma faturanın yanı sıra özel analiz sertifikası (MSDS) ve Sağlık Bakanlığı izni gerektirebilir; aksi halde doğrudan imha edilir.
- Yurt dışı kargo ücretleri ve sürelerini öğrenmek için yurt dışı kargo rehberimizi inceleyebilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Proforma fatura ile ticari fatura arasındaki fark nedir?
Ticari fatura muhasebeleşen, KDV içeren ve resmi defterlere işlenen belgedir. Proforma fatura ise teklif veya gümrük beyanı amaçlıdır; muhasebe kaydı oluşturmaz.
Yurt dışına kişisel hediyede gümrük vergisi çıkar mı?
Ülkelerin hediye muafiyet limitleri farklıdır (Örneğin AB ülkelerinde genellikle 45 Euro altı hediyelik eşyalar vergiden muaftır). Ancak değeri aşan durumlarda alıcıdan yerel KDV ve gümrük vergisi tahsil edilir.